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Nueva normativa 2026: actualización obligatoria de los sistemas de facturación en España
La Administración Tributaria ha activado una nueva fase en su estrategia de control anti-fraude. A partir de 2026, todas las empresas y autónomos deberán operar con sistemas de facturación capaces de generar un registro inviolable por cada factura emitida. Objetivo: eliminar por completo la manipulación documental y reforzar la trazabilidad fiscal en tiempo real.
Motivo del cambio regulatorio
La normativa de 2021 ya dejó claro el mensaje: la factura, una vez emitida, debe ser inmodificable. Ahora llega la implementación definitiva.
Los sistemas de facturación tendrán que incorporar mecanismos de seguridad que generen automáticamente un registro único, inalterable y acompañado de un código QR que permita su consulta inmediata.
No se trata de una actualización estética. Es un rediseño completo del estándar de integridad fiscal en España.
A quién afecta
La obligación alcanza a cualquier empresa o profesional que utilice software de facturación, tanto si es una SL como un autónomo. Quedan fuera:
- Actividades que no emitan facturas.
- Negocios que aún operan estrictamente en papel.
- Empresas bajo el Suministro Inmediato de Información (SII).
- Empresas del País Vasco y Navarra, que mantienen normativas propias.
Si trabajas con software de facturación, este cambio te toca.
Calendario de entrada en vigor
- Desde el 29 de julio de 2024: los desarrolladores ya no pueden comercializar software no adaptado.
- 1 de enero de 2026: entrada en vigor para quienes tributan por Impuesto de Sociedades.
- 1 de julio de 2026: resto de profesionales y autónomos.
Este es el deadline real: cualquier empresa que opere con facturación digital debe estar adaptada antes de esas fechas.
Cómo deben conservarse los registros
El reglamento contempla dos sistemas:
1. Verifactu (envío automático a Hacienda)
Cada factura se comunica en tiempo real a la Administración, que pasa a custodiar el registro. Es el modelo recomendado para minimizar riesgos y simplificar procesos internos.
2. Sistema no Verifactu (sin envío automático)
La empresa conserva los registros por su cuenta, garantizando integridad, trazabilidad, cifrado, firmas electrónicas y registro de eventos. En esta modalidad, la responsabilidad es completamente del contribuyente.
Para pequeños operadores, Hacienda habilitará un formulario gratuito que genera registros tipo Verifactu sin necesidad de software propio.
Recomendación de la Agencia Tributaria
La Administración apuesta claramente por Verifactu.
¿Por qué?
- Reduce inspecciones y requerimientos.
- Facilita asistencia directa y precarga de libros registro.
- Minimiza riesgos técnicos y sancionadores.
- Simplifica el cumplimiento, especialmente para pymes.
Impacto real en las empresas
El modelo de facturación no cambia.
Lo que cambia es el software: debe ser sustituido o actualizado para cumplir la normativa. Será el proveedor quien garantice el cumplimiento técnico.
La operativa del día a día se mantiene. El control y la trazabilidad, no.
Verificación mediante código QR
Cada factura incluirá un QR que indicará:
- Verde: registro comunicado a la AEAT (Verifactu).
- Amarillo: registro interno, no enviado.
- Gris: no corresponde a un registro válido.
Esto aportará transparencia tanto para el cliente como para la administración.
Régimen sancionador
El incumplimiento sale caro:
- 150.000 € por ejercicio para proveedores que comercialicen sistemas no adaptados.
- 50.000 € por ejercicio por tener software no conforme.
La AEAT va muy en serio. Y la trazabilidad ya no será negociable.
Diferencia con la factura electrónica obligatoria
No es lo mismo.
El registro de facturación pertenece a la normativa antifraude.
La factura electrónica proviene de la Ley Crea y Crece y se centra en combatir la morosidad, afectando solo a ciertas operaciones y con implementación prevista entre 2027 y 2028 para empresas >8M.
Dos obligaciones distintas, dos objetivos distintos.
